Kompetentsimudeli väljatöötamine avaliku sektori infohalduse jaoks 2024

https://www.researchgate.net/publication/382355086_Developing_a_Competency_Model_for_Information_Governance_in_Public_Administration

Imke de Jong, Utrechti Ülikool, Utrecht, Holland i.dejong1@uu.nl

Guido Ongena, HU Rakenduskõrgkool, Utrecht, Holland guido.ongena@hu.nl

Natascha Gadellaa ja Klaas Brongers, De Nederlandsche Bank, {n.gadellaa,k.brongers}@dnb.nl

Kokkuvõte

Väärt infohaldur muutub tänapäeva digiühiskonnas üha olulisemaks. Praeguses kirjanduses keskendutakse infohalduse käsitlemisel peamiselt asutuse tasandi põhimõtetele. Kuid vähe tähelepanu pööratakse sellele, kuidas see väljendub töötajate vajalikes kompetentsides. Käesoleva artikliga soovime seda lünka täita, pakkudes välja pädevusmudeli avaliku sektori infohaldusega tegelevatele töötajatele. See on võrdselt kohaldatav ka erasektori töötajatele. Viisime läbi ulatusliku kirjanduse ülevaate ja kaks fookusgrupi arutelu, mille tulemusena määratlesime kuus kompetentsivaldkonda, mis jagunesid 22 kompetentsiteemaks. Need hõlmavad oskusi ja teadmisi, mis on seotud mõistega „informatsioon” (nt infohaldus, infostrateegia kindlaksmääramine), teadmisi asjaomastest õigusaktidest ja eeskirjadest ning kompetentse, mis on seotud muutustega asutustes ja digipöördega. Samuti on kindlaks määratud erinevad isikliku efektiivsuse aspektid (nt esitlemine ja asutuse põhitegevuse tundmine). Need kompetentsivaldkonnad ja teemad võivad olla abiks värbamis- ja valikuprotsessis ning koolitus- ja arendusprotsessis. Need võivad aidata järgida asutuse tasandil juba kindlaks määratud infohalduse põhimõtteid.

1.  Sissejuhatus

Riigiasutused tunnustavad üha enam infohaldusega seotud kompetentside tähtsust. Näiteks Hollandis töötati välja ulatuslik tegevuskava riigiteenistujate ümberõppeks ja täiendõppeks. Selle kava algatajaks oli maksuhalduri poolt lapsehooldustoetuste jaoks kasutatud ebaõnnestunud algoritmiline otsustussüsteem. Süsteem kasutas riskiklassifikatsiooni mudelis mitte ainult rassilist profiilimist, vaid süsteemis kasutatud informatsiooni läbipaistvus ja avatus olid ka puudulikud. Avalikud teenistujad on siiani raskustes informatsiooni hindamisel ja otsustamisel, kas ohvrid on lapsehooldustoetuse saamise õigustatud. Sellised juhtumid näitavad, et valitsused võitlevad erinevate infoprobleemidega. Need probleemid on seotud ka erinevate infovabaduse seaduste nõuetega. Need seadused on kehtestatud valitsuse tegevuse ja otsustusprotsesside läbipaistvuse suurendamiseks ning nõuavad valitsustelt vastamist kõikidele infopäringutele. Selleks tuleb informatsiooni säilitada nii, et see oleks kiiresti leitav ja kättesaadav, kuid samuti peab olema selge, milliseid dokumente ei tohi avaldada, näiteks turvalisuse või privaatsuse kaalutlustel.

Üldiselt lähtuvad probleemid informatsiooni kasutamise või jagamisega killustunud andmesilodest ja koordineerimatusest, kus informatsioon ei ole kättesaadav, selgete eeskirjade puudumisest andmete ja informatsiooni töötlemise ning omandiõiguste kohta, samuti läbipaistmatutest protsessidest seoses informatsiooni manipuleerimise ja ülevaate loomisega. Kuna informatsiooni (koos raha ja inimestega) peetakse digiühiskonnas üha enam infohalduse põhiressursiks, on ilmne, et on vaja akadeemilist arusaama sellest, kuidas informatsiooni tuleb korraldada, et vähendada riski, et tulevikus tekivad eespool kirjeldatud uued juhtumid või et infopäringuid ei ole võimalik rahuldada. Siin on määrava tähtsusega infohaldus.

Varasem kirjandus sätestab infohalduse tähtsuse asutuse tulemuslikkuses ja riskide vähendamises. Lisaks on uuringud esitanud empiirilisi tõendeid selle tähtsuse kohta suurandmete analüüsi kontekstis, kuna see mõjutab positiivselt analüüsi võimekuse ja asutuse innovatsioonivõime vahelist suhet. Hoolimata mahukatest uurimistöödest, ei pöörata piisavalt tähelepanu infohaldusega seotud kompetentsidele. Kirjandus keskendub sageli asutuse tasandil oluliste põhimõtete kindlaksmääramisele, kuid nende ülekandmist töötajate tasandi kompetentsideks ei tehta sageli. See on veelgi üllatavam, kui teadlased rõhutavad, et kompetentsid on infohalduse oluline osa. See jätab praktikud ja õpetajad tundmatule maale, kui nad seisavad silmitsi investeeringute tegemisega oma töötajate ümberõppesse ja täiendõppesse infohalduse valdkonnas, või selle lisamisega oma õppekavadesse.

Eespool nimetatud arutelu põhjal täidab käesolev uuring lünga kirjanduses, käsitledes järgmist uurimisküsimust: millised on infohalduse kutsepädevuse jaoks vajalikud töötajate kompetentsid? Selle küsimuse vastamiseks viisime läbi fookusgrupiarutelud infohalduse ekspertide, juhtide ja meeskonnajuhtidega. Lisaks fookusgruppide tulemuste täiendamiseks viidi läbi ulatuslik kirjanduse ülevaade. Sellega laiendame riigiteenistujate kompetentside profiile, tutvustades konkreetseid kompetentse, mis on vajalikud infohalduse valdkonnas töötamiseks. Praktikute jaoks toetab käesolev uuring teadlikumat otsuste tegemist riigiteenistujate kompetentsipõhiste profiilide osas. Need võivad olla aluseks värbamis- ja valikuprotsessile ning koolitus- ja arendusprotsessile. Seeläbi saavad riigi- ja erasektori asutused paremini toime tulla väljakutsetega, millega infohalduse valdkond digiajastul silmitsi seisab. Lisaks on käesolev raamistik kasulik akadeemilistele asutustele, kuna ülikoolide õppekavade koostajad saavad seda kasutada oma õppekavade täiustamiseks ja läbivaatamiseks.

2.  Teoreetiline taust

2.1.                        Infohaldus

Informatsioon ehk infoteaduse objekt on digiajastul oluline ja keskne mõiste nii akadeemilises maailmas kui ka praktikas. Informatsioon paigutatakse sageli andmete ja teadmuse vahele osana nn andmete-informatsiooni- teadmuse-tarkuse (DIKW) püramiidist. Asutuste infohaldus tekkis algselt  IT-juhtimise alajaotusena: informatsiooni haldamine. Infohaldus on keeruline ja multidistsiplinaarne valdkond. See nõuab asutuse põhitegevuse ja  infomaastiku põhjalikku mõistmist, sealhulgas kogutava ja kasutatava informatsiooni liike, selle haldamiseks kasutatavaid süsteeme ja tehnoloogiaid ning selle kasutamist reguleerivaid seadusi ja eeskirju. Asutuse infomajanduse koordineerimine muutub üha olulisemaks koos suurandmete analüüsi kasutuselevõtuga. Lisaks suurendab seadmete, tööriistade ja platvormide rohkus andmete lekkimise ohtu. See on suurendanud huvi infohalduse teooria vastu ja kinnistanud informatsiooni fundamentaalsema positsiooni. Seni on palju arutatud andmehalduse, infohalduse ja IT-halduse mõistete määratlemise ja eristamise üle. Tabelis 1 on esitatud nende mõistete levinumad määratlused.

Tabel 1. Seotud mõistete määratlused

Mõiste	Määratlus
IT-haldus	IT-haldus on asutuse võimekus, mida kasutavad juhatus, tegevjuhtkond ja IT-juhtkond, et kontrollida IT-strateegia väljatöötamist ja rakendamist ning tagada sel viisil põhitegevuse ja IT ühendamine.
Andmehaldus	Andmehaldus määratleb ristfunktsionaalse raamistiku andmete haldamiseks asutuse strateegilise varana. Sellega määrab andmehaldus kindlaks otsustusõigused ja vastutusalad asutuse andmetega seotud otsuste tegemisel. Lisaks formuleerib andmehaldus andmepoliitika, standardid ja protseduurid ning jälgib nende põhimõtete järgimist.
Infohaldus	Infohaldus on kompetentside või tegevuste kogum, mis on seotud informatsiooni ja sellega seotud ressursside loomise, kogumise, hindamise, säilitamise, kasutamise, kontrollimise, juurdepääsu, arhiveerimise ja kustutamisega kogu nende elutsükli jooksul.

Infohalduse määratlus rõhutab infokäitlemise elutsükliga seotud tegevusi. Kirjanduses eristatakse kolme peamist praktikat (mida nimetatakse ka mehhanismideks), mis ulatuvad vähem formaalsest formaalsemani, sealhulgas struktuurilised praktikad (otsustusõigus ja vastutus), protseduurilised praktikad (nõuete täitmise tagamise operatiivsed vahendid) ja suhtelised praktikad (isiklik areng). Viimane kajastub ka määratluses, kuna selles räägitakse kompetentside kogumist. Siiski on seni teadmised infohalduse kompetentside kohta piiratud. Uuringutes keskendutakse sageli hea infohalduse põhimõtetele asutuse või programmi tasandil. Näiteks võib tuua Smallwoodi infohalduse põhimõtted (vt tabel 2).

Need asutuse tasandi põhimõtted ei ole tõlgendatud töötajate tasandi kompetentsideks. Infohalduse väljakutsed on seotud aga ka töötajate kompetentsidega, mitte ainult tehnoloogiliste ja organisatsiooniliste aspektidega. On oluline, et töötajad arendaksid vajalikke kompetentse, eriti arvestades üha sagedasemaid näiteid, kus valitsusasutuste töötajatel on raskusi informatsiooni kogumise, säilitamise, kasutamise ja arhiveerimisega.

2.2.                        Kompetentsid avalikus sektoris

On laialdaselt tunnustatud, et töötajate kompetentside parandamine parandab omakorda individuaalset tööülesannete täitmist. Kompetentsid hõlmavad üldiselt teadmisi, oskusi ja hoiakuid ning neid kasutatakse selleks, et kirjeldada omadusi, mis töötajal peavad olema, et ta saaks edukalt täita konkreetseid tööülesandeid. Teadmised viitavad faktilisele ja protseduurilisele informatsioonile. Oskused viitavad töötaja kompetentsusele konkreetse ülesande täitmisel. See hõlmab nii tehnilisi oskusi, nagu võime kasutada konkreetseid rakendusi või tarkvara, kui ka mittetehnilisi oskusi, nagu suhtlemine ja meeskonnatöö. Suhtumist defineerib Oxford Reference kui „viisi, kuidas inimene midagi või kedagi näeb ja hindab”. Kompetentside osana on suhtumine osutunud oluliseks teguriks tehnoloogia tegelikul kasutamisel. Kuigi meie teada ei ole ühtegi uuringut, mis uuriks kompetentse infohalduse kontekstis, on olemas uurimissuund, mis uurib kompetentse e-valitsuse valguses.

Hunnius ja Schuppan töötasid välja e-valitsuse kompetentside raamistiku, mis koosneb üldistest kompetentsidest (st muutuste, halduse, sotsiaalsetest ja isiklikest kompetentsidest) ning põhikompetentsidest (sh kavandamine, juhtimine, digipoliitika ja digioskused). Selle raamistiku alusel viisid teadlased läbi üleeuroopalise uuringu, mille tulemusena määratleti viis kategooriat (st tehniline, sotsiaal-tehniline, korralduslik, juhtimisalane ja poliitilis-halduslik), mis näevad ette ka terviklikumad ja interdistsiplinaarsemad kompetentsid.

Hiljuti määratlesid Dingelstad, Borst ja Meijer kohalike omavalitsuste ametnike jaoks vajalikud kompetentsid, et saada kasu andmepõhisest otsuste tegemisest. Nad töötasid välja klastrikompetentsid, sealhulgas:

1.       andmeoskus;

2.       kriitiline mõtlemine;

3.       meeskonnatöö;

4.       valdkonna asjatundlikkus;

5.       sidusrühmade kaasamine;

6.       andmete analüüsimise oskused;

7.       innovatiivsus;

8.       poliitiline taip.

Need kirjanduse valdkonnad on olulised sisendid meie uurimistööks. Me võtame neid raamistikke arvesse, kuid kasutame alt-üles lähenemist, et kindlaks määrata valitsuste infohalduses vajalikud kompetentsid. Seda metoodikat selgitame järgmises jaotises.

Tabel 2. Smallwood'i infohalduse põhimõtted

Põhimõte	Määratlus
Informatsiooni väärtustamine põhivarana Value information as an asset	Oskus monetiseerida ja väärindada protsessides kättesaadavat informatsiooni. Oskus tagada isikuandmete turvaline käitlemine ja otsustada, kuidas informatsiooni tõhusalt kasutada väärtuse loomiseks (nt klientide rahulolu, tegevuse efektiivsuse, nõuetele vastavuse jne seisukohast).
Sidusrühmadega konsulteerimine Stakeholder consultation	Asutuses erinevate huvirühmade (dokumendihalduse spetsialistid, IT-osakond, juriidiline osakond) aktiivne kaasamine ja koordineerimine.
Informatsiooni terviklikkuse tagamine Information integrity	Veendumine, et salvestatud informatsioon on korrektne ning tagamine, et informatsiooni ei muudetaks ega kustutataks kogemata.
Infokorraldus ja klassifitseerimine Information organization and classification	Asutusele sobiva taksonoomia (klassifitseerimise reeglistiku) ja kava kehtestamine, milles on märgitud, kui kaua informatsiooni tuleb säilitada ja kuidas seda tuleb hävitada. Samuti tuleb informatsiooni hallata viisil, mis võimaldab kasutajatel sellele lihtsalt juurde pääseda.
Informatsiooni turvalisus ja privaatsus Information security and privacy	Korra kehtestamine turvaintsidentide menetlemiseks. Sobivate ligipääsu kontrollimeetodite ja infoõiguste haldamise olemasolu ning töötajate koolitamine informatsiooni asjakohaseks käitlemiseks (nt andmekaitsealase teadlikkuse koolituse kaudu).
Informatsiooni kättesaadavus Information accessibility	Informatsiooni kättesaadavuse tegemine võimalikult intuitiivseks, kasutades sobivaid vahendeid ja tagades informatsiooni turvalisuse varukoopiate abil. Digiteerimine ja pikaajaline säilitamine.
Infojuhtimine Information control	Andmehalduri määramine, kes tagab, et vajalik info on olemas juhtudel, kus seda on vaja juriidiliseks menetluseks. Tarkvara kasutamine, mis kontrollib informatsiooni loomist, ligipääsu, uuendamist ja printimist.
Infohalduse seire ja auditeerimine IG monitoring and auditing	Informatsiooni kasutuse jälgimine ja regulaarsete auditite läbiviimine (ettenähtud mõõdikute alusel), et kontrollida, kas poliitikaid järgitakse.
Juhtkonna toetus Executive sponsorship	Programmi ja selle toimimise demonstreerimine juhtkonna liikmele, kes saab aidata kõrvaldada asutuses programmi toimimist takistavaid tegureid ja hoida juhatust kursis.
Muudatuste juhtimine Change management	Protsesseide arendamine, teavitustöö ja muutuste tugevdamine asutuses, näiteks töötajate töötamismeetodites.
Jätkuv täiustamine Continuous improvement	Koolituste korraldamine infohaldusprogrammi kohta. Veendumine, et programmi ajakohastatakse regulaarselt.

3.  Uurimismeetod

Meie uurimisküsimusele vastamiseks viisime läbi fookusgrupiarutelud ning uurisime infohalduse alast kättesaadavat kirjandust ja õppeprogramme.

3.1.         Fookusgrupid

Osalejad. Esimene fookusgrupp viidi läbi kuue eksperdiga (nii akadeemikud kui ka praktikud) infohalduse, raamatukogu- ja infoteaduse ning infosüsteemide valdkonnas. Need eksperdid tegelevad infohalduse reguleerimise, uurimise ja hariduse valdkonnas. Selle esimese fookusgrupi eesmärk oli saada ekspertide arvamus infohaldusega seotud vajalike kompetentside kohta infospetsialistide ( asutuse infohalduse poliitika eest otseselt vastutavad töötajad) jaoks. Teine fookusgrupp viidi läbi kuue infospetsialistiga, kes töötavad suures (üle 2100 töötajaga) Hollandi valitsusasutuses. Teise fookusgrupi eesmärk oli saada ülevaade vajalikest kompetentsidest töötajate käest, kes töötavad otseselt infohaldusega seotud ametikohtadel. Osalejate ametikohtade hulka kuulusid muu hulgas programmijuht, projektijuht ja juhatuse liige.

Protseduur. Esimene fookusgrupp viidi läbi veebis ja sessioon jagati kolme etappi. Esimeses (sissejuhatavas) etapis arutati infohalduse mõistet, et jõuda teema ühisele arusaamale. Ülejäänud osa sessioonist kasutasime Talloni, Ramirezi ja Shorti määratlust. Teises faasis paluti fookusgrupi osalejatel mõelda, millised individuaalsed kompetentsid on nende arvates infospetsialisti jaoks olulised. Seejärel arutati esitatud kompetentside sarnasusi ja erinevusi, et jõuda ühisele seisukohale. Kolmandas ja viimases faasis uurisid osalejad lühidalt, millisel „sügavusel” peaksid kindlaksmääratud pädevused olema omandatud mitte ainult infohalduse ekspertidel, vaid ka teistel asutuse töötajatel. Teise fookusgrupi ülesehitus oli veidi teistsugune. Pärast sissejuhatust, kus arutati infohalduse mõistet, paluti osalejatel mõelda oma asutuse põhitegevuse jaoks vajalikele infohalduse kompetentsidele. Seejärel arutati põhiliselt rollipõhiseid kompetentse.

Analüüs. Analüüsi jaoks koostati mõlema fookusgrupi istungi transkriptsioonid. Seejärel vaatasid transkribeeritud sisu läbi kaks sõltumatut kodeerijat, kes eristasid fookusgrupi osalejate aruteludes käsitletud erinevad oskused, teadmiste valdkonnad ja hoiakud. Pärast kodeerimisprotsessi arutasid analüütikud transkriptsioonides kirjeldatud omaduste üle, et jõuda konsensusele. Järgnevas etapis toimus tulemuste korrastamine, et kõrvaldada kordused, mille järel tulemused liigitati metoodiliselt asjakohastesse rühmadesse. Selle protseduuri tulemusena koostatud terviklik kompetentside kogum hõlmab oskusi, teadmisi ja hoiakuid, mis on seotud infohalduse valdkonnaga. Lõppkokkuvõttes korraldati need kompetentsid süstemaatiliselt eraldiseisvateks kompetentsivaldkondadeks, luues seega kompetentside kogumile ühtse raamistiku.

3.2.         Kirjanduse ülevaade

Kirjanduse ülevaate eesmärk oli avastada kompetentsid, mida fookusgruppide osalejad olid välja jätnud. Rangema lähenemisviisi loomiseks töötasime välja kirjanduse ülevaate protokolli, mis vastab selle valdkonna viimaste ja palju kasutatud artiklite suunistele. Lisaks võtsime eeskujuks olemasolevad seotud kirjanduse ülevaated ja kasutasime neid oma ülevaate protokolli väljatöötamiseks. Nende suuniste alusel viisime läbi ülevaate selgelt määratletud etappidega: (1) ülevaate protokolli väljatöötamine, (2) asjakohaste uuringute otsimise strateegia väljatöötamine, (3) artiklite valik ja sõelumine kaasamis- ja välistamiskriteeriumide alusel ning (4) artiklite analüüsimine andmete kogumise alusel.

Andmebaasid ja otsinguterminid. Me otsisime mitmest andmebaasist asjakohaseid uuringuid kompetentsuse kohta infohalduse valdkonnas. Seda esialgset otsingut kasutati sobivate otsinguterminite ja asjakohaste andmebaaside kindlaksmääramiseks. Lõplikuks otsinguks kasutasime Google Scholarit ja IEEE Xplore'i ning järgmist üldist otsinguterminit:

( TITLE-ABS-KEY ( „Information governance” ) AND TITLE-ABS-KEY ( competence ) OR TITLE-ABS-KEY ( framework ) )

Kaasamise ja välistamise kriteeriumid. Artiklid valiti välja, kohaldades rida kaasamise kriteeriume, mille hulka kuulusid järgmised tingimused: artiklid (1) pidid olema avaldatud eelretsenseeritud ajakirjas ja/või konverentsil, (2) pidid olema kirjutatud inglise keeles ja (3) avaldamis aasta ei tohtinud olla varasem kui 2010. Viimane tingimus kehtestati seetõttu, et avaliku sektori digireform toimus peamiselt viimase kümne aasta jooksul. Samuti jätsime välja dubleeritud artiklid. Kaasasime nii avaliku kui ka erasektori artikleid.

Kirjanduse läbivaatamine ja analüüs. Sõelusime Google Scholar tulemuste esimesed kolm lehekülge, et leida uuringule sobivad artiklid. Selle tulemusena leidsime 21 artiklit, mis vajasid põhjalikumat sõelumist. IEEE Xplore artiklite sõelumiseks kasutasime ASReview tarkvara. Tarkvara kasutab dünaamilisi masinõppe algoritme, et tõhusalt teostada esmane uuringute valik. ASReview valiti selle avatud lähtekoodi, lokaalse töövõime (andmete privaatsuse tagamiseks) ja kasutajasõbraliku liidese tõttu. ASReview kasutamisel ekspordisime artiklid CSV-failidesse ja importisime need seejärel tarkvarasse. Esmaste uuringute valimiseks kasutasime vaikimisi Na¨ıve Bayes masinõppe mudelit, mille puhul artiklid järjestati nende kaasamise tõenäosuse alusel. Tarkvara uuendas mudelit pärast iga otsust ja soovitas retsensendile järgmise artikli, mille kaasamise tõenäosus oli kõige suurem. Uurisime ASReview järjestuse esimesed 20 artiklit, et teha kindlaks nende sobivus käesoleva uuringuga.

4.  Tulemused

Kombineerisime fookusgruppide tulemused ja kirjanduse ülevaate, et luua kompetentside kogum infohalduse spetsialistidele (vt tabel 3). See koosneb kuuest kompetentsivaldkonnast, mis on jagatud 22 kompetentsiteemaks (mõned neist on jagatud alamkategooriateks). Iga kompetentsivaldkonda ja sellega seotud kompetentse käsitletakse allpool. Esmalt on oluline märkida, et seda kompetentside kogumit ei saa tõenäoliselt üks töötaja täielikult katta. Nagu ka fookusgrupi osalejad märkisid, peaksid need kompetentsid olema jaotatud asutuse erinevate töötajate vahel, kusjuures igal töötajal on tõenäoliselt oma tugevad küljed kindlaksmääratud kompetentsivaldkondades.

Tabel 3. Infohalduse töötajate kompetentsid

Kompetentsivaldkond	Teemad
Informatsioon	1.       Riskijuhtimine; 2.       Haldamine (nt turvalisus, teenuslepingud SLA); 3.       Korraldamine (taksonoomiad, metaandmed); 4.       Strateegia määratlemine; 5.       Kvaliteedi juhtimine.
Seadused ja määrused	6.       Isikuandmete kaitse üldmäärus GDPR; 7.       Kontrolli puudutavad seadused ja määrused; 8.   Infohaldusega seotud seadused ja määrused (nt avatud valitsemise partnerlus).
Innovatsioon ja muutused	9.   Uued tehnoloogiad (sealhulgas tehisintellekt, masinõpe ja suurandmed); 10.  Muutuste juhtimine.
Organisatsioon	11.  Esmased teadmised protsessidest; 12.  Juhendamine asutuses (nt koolitused); 13.  Asutuse põhitegevuse valdkondade tundmine.
IT/Andmed	14.  IT-haldus (sealhulgas IT-juhtimine, IT-korraldamine ja IT-strateegia); 15.  Andmehaldus.
Isiklik tõhusus	16.  Esitlemine ja lugude jutustamine; 17.  Organisatsiooniline tundlikkus; 18.  Eetiline refleksioon; 19.  Paindlikkus ja kohanemisvõime; 20.  Kriitiline ja analüütiline mõtlemine; 21.  Enesekindlus; 22.  Infokirjaoskus.

4.1.         Informatsioon

Kompetentsivaldkond „Informatsioon” hõlmab teadmisi, oskusi ja hoiakuid, mis on seotud infohalduse peamise objektiga: salvestatava informatsiooniga. Oluline on teada, kuidas informatsiooni hästi korraldada. Siin on olulised teadmised metandmetest, ontoloogiatest, taksonoomiatest jne. Infohalduse spetsialistidel peaksid olema teadmised ja oskused andmete turvaliseks ja usaldusväärseks haldamiseks. See hõlmab teadmisi ja oskusi riskijuhtimise ja kvaliteedijuhtimise valdkonnas. Lõpuks on oluline oskus töötada välja strateegia organisatsiooni ja selle klientide jaoks praegu ja tulevikus olulise teabe säilitamiseks.

4.2.         Organisatsioon

Kompetentsivaldkond „Organisatsioon” hõlmab teadmisi, oskusi ja hoiakuid, mis on seotud infohalduse tavade juurutamisega asutuse kontekstis. See hõlmab teadmisi asutuse valdkonna ja peamiste protsesside kohta. Samuti peeti oluliseks, et infohalduse spetsialistil oleksid oskused edendada asutuses häid infohalduse praktikaid, nt oskus koolitada peamiste protsesside töötajaid infohalduse tavade alal.

4.3.         IT/Andmed

Kompetentsivaldkond „IT/andmed” jaguneb IT-juhtimisega seotud kompetentsideks ja andmete haldamisega seotud kompetentsideks, st andmehalduseks. IT-haldusega seotud kompetentsid (mis jagunevad IT-süsteemide seadistamiseks, IT-süsteemide haldamiseks ja IT-süsteemide kasutamise strateegia väljatöötamiseks) hõlmavad oskusi ja teadmisi sobiva arhitektuuri kavandamiseks ning dokumentide juurdepääsu ja elutsükli haldamiseks (sh rakenduste elutsükli haldamine ja identiteedi juurdepääsu haldamine). Fookusgrupi osalejad märkisid ka, et on oluline, et infohalduse spetsialist teaks, miks asutuses kasutatakse konkreetseid rakendusi (infosüsteemide strateegia).

4.4.         Seadused ja regulatsioonid

Kompetentsivaldkond „Seadused ja määrused” hõlmab kõiki teadmisi seaduste kohta, mis on seotud infohalduse praktikatega või mõjutavad neid. See hõlmab teadmisi selliste seaduste kohta nagu isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) (teadmine, millist teavet võib ja ei tohi säilitada, kui kaua seda tuleb säilitada jne), aga ka teadmisi informatsiooni avalikustamist käsitlevate seaduste kohta (nt infovabaduse seadused). Ideaalis peaksid need teadmised hõlmama mitte ainult asutuse asukohariigi seadusi, vaid ka rahvusvahelisi seadusi ja nende erinevusi. Siin peeti oluliseks ka suhtumist, mis väärtustab nende seaduste tähtsust. Lisaks teadmistele ja suhtumistele märkisid fookusgrupi osalejad, et asjakohase infohalduse jaoks on oluline oskus seadusi praktikas tegudeks muuta.

4.5.         Innovatsioon ja muutused

Kompetentsivaldkond „Innovatsioon ja muutused” hõlmab teadmisi uute tehnoloogiate kohta, mis võivad mõjutada infohaldusprotsesse ja -poliitikaid. Fookusgruppide osalejad nimetasid näiteks oluliste valdkondadena tehisintellekti, suurandmeid ja masinõpet. Siin on oluline, et töötajatel oleksid teadmised ja oskused, et selgitada, kuidas need tehnoloogiad toimivad, ning tuvastada võimalusi ja ohte. Muutuste juhtimise osas peetakse oluliseks projektijuhtimise alaseid teadmisi ja oskusi. Samuti on oluline omada teadmisi ja oskusi muutuste juhtimiseks ja algatamiseks, sealhulgas teadmisi käitumise muutuste kohta. Empaatilist suhtumist peeti samuti oluliseks eelduseks heaks muutuste juhtimiseks, näiteks empaatiliseks suhtumiseks inimeste reaktsioonidesse (sunnitud) muutustele, mis on vajalikud infohalduse hõlbustamiseks.

4.6.         Isiklik efektiivsus

Viimane kompetentsusvaldkond hõlmab üldisemaid ametialaseid oskusi. Siia kuuluvad analüütiline ja kriitiline mõtlemine, meeskonnatöö ja oma tegevuse reflekteerimine. Eetiline reflekteerimine on infohalduse kontekstis samuti väga oluline isiklik oskus. On oluline olla tundlik infohalduse protsesside raames tehtavate valikute eetiliste komplikatsioonide suhtes, aga ka mõista, millised eetilised vastuväited informatsiooni kasutamisele ja säilitamisele võivad asutuses või väljaspool seda tekkida. See hõlmab tundlikkust avaliku väärtuse suhtes, nt teadmist, kuidas teie asutus, selle tegevus ja konkreetselt infohaldus ühiskonda panustavad. Esitlemine ja lugude jutustamine on samuti oluline oskus. Selleks, et infohalduse protsessid asutuses kasutusele võetaks, on oluline, et kõik sidusrühmad oleksid teadlikud nende tähtsusest. Seetõttu tuleb protsess asjaosalistele „maha müüa”. Siin aitab hea jutuvestja olla sõnumi edastamisel. Selleks on vaja ka teatud määral tundlikkust asutuse siseste vastuväidete suhtes ja nende leevendamise viiside suhtes. Kindlameelsus on samuti oluline, kuna võib olla vaja teha mõningaid jõupingutusi, et asutused keskenduksid lisaks oma põhitegevuse protsessidele ka infohalduse tähtsusele selles.

5.  Järeldused

Selle uuringuga soovisime anda põhjaliku ülevaate töötajate pädevustest, mis on olulised asutustes infohalduse edukaks rakendamiseks. Pädevuste väljaselgitamiseks kasutati fookusgruppide ja dokumendiuuringute kombinatsiooni. Nende meetodite abil loodi ulatuslik 5 pädevusvaldkonna ja 22 teema kogum.

Tähtis on märkida, et need kompetentsid ei pea olema ühelainsal „infohalduse spetsialistil”. Ühelt inimeselt on seda ebareaalne tahta: erinevaid oskusi, teadmisi ja hoiakuid. Pigem hõlmavad need kompetentsid valikut, mis peaksid olema asutuse infohaldusega seotud töötajate grupil. Uuringu käigus selgus ka, et infohaldus on tihedalt seotud nii IT- kui ka andmehaldusega. Mõlemad praktikad on olulised tõhusa infohalduse jaoks.

Käesoleval uuringul on mõned piirangud. Esiteks tuleb tulemuste üldistamisel olla ettevaatlik. Vastanute arv oli piiratud ja teine fookusgrupp koosnes ühe asutuse töötajatest. Tulevastes uuringutes tuleks kompetentside valideerimiseks kaasata laiem vastajate ring. Teiseks ei ole praegune kompetentside kogum veel täielikult rakendatav. Kompetentside laiemad kategooriad on määratletud. Kuid selleks, et neid asutustes või hariduses rakendada, tuleb need tõlkida õppeaineteks või arengu eesmärkideks. Kui need on tõlgitud tegevuslikeks eesmärkideks, oleks oluline uurida, kuidas neid eesmärke avaliku sektori asutustes rakendada. Näiteks, kuidas saab asutus kindlaks teha oma töötajate praegused kompetentsid ja arenguvõimalused?

Kuigi need on kirjeldatud kõrgel tasemel, usume, et käesolevas artiklis määratletud töötajate kompetentside kogum on puuduv lüli asutuse tasandil juba määratletud infohalduse põhimõtete saavutamisel, nagu Smallwoodi põhimõtted tabelis 2. Kompetentsid on oluline samm sellise tööjõu arendamisel, mille abil neid põhimõtteid on võimalik realiseerida.

Viited

1. “Xenophobic machines: Discrimination through unregulated use of algorithms in the dutch childcare benefits scandal,” Amnesty International Ltd, Report, 2021.
2. Neamtu, B., Dragos, D.C.: Freedom of information in the European Union: legal challenges and practices of EU institutions. In: Dragos, D.C., Kovács, P., Marseille, A.T. (eds.) The Laws of Transparency in Action. GPM, pp. 11–70. Springer, Cham (2019). https://doi.org/10.1007/978-3-319-76460-3_2.
3. Tallon, P.: Corporate governance of big data: perspectives on value, risk, and cost. Computer 46(6), 32–38 (2013).
4. Mikalef, P., Boura, M., Lekakos, G., Krogstie, J.: The role of information governance in big data analytics driven innovation. Int. J. Inf. Manage. 57, 103361 (2020).
5. Brown, D., Toze, S.: Information governance in digitized public administration. Can. Public Adm. 60(4), 581–604 (2017).
6. Tallon, P., Ramirez, R., Short, J.: The information artifact in IT governance: toward a theory of information governance. J. Manag. Inf. Syst. 30(3), 145–181 (2013).
7. Smallwood, R.F.: Information Governance Principles, pp. 29–51. Wiley, Hoboken (2019). (Lk 29–51)
8. Kooper, M., Maes, R., Roos Lindgreen, E.: On the governance of information: introducing a new concept of governance to support the management of information. Int. J. Inf. Manage. 31(3), 195–200 (2011).
9. Boell, S.: Information: fundamental positions and their implications for information systems research, education and practice. Inf. Organ. 27(1), 1–16 (2017). https://doi.org/10.1007/978-3-319-76460-3_2.
10. Merkus, J., Helms, R., Kusters, R.: Data governance and information governance: set of definitions in relation to data and information as part of DIKW. In: Proceedings of the 21st International Conference on Enterprise Information Systems, pp. 143–154 (2019).
11. Van Grembergen, W.: Strategies for Information Technology Governance. IDEA Group Publishing, Hershey (2004).
12. Abraham, R., Schneider, J., vom Brocke, J.: Data governance: a conceptual framework, structured review, and research agenda. Int. J. Inf. Manage. 49, 424–438 (2019).
13. Peterson, R.: Crafting information technology governance. Inf. Syst. Manag. 24(4), 7–22 (2004).
14. Vial, G.: Data governance and digital innovation: a translational account of practitioner issues for IS research. Inf. Organ. 33(1), 100450 (2023).
15. Brown, D.C.G., Toze, S.: Information governance in digitized public administration. Can. Public Adm. 60(4), 581–604 (2017). https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1111/capa.12227.
16. Kruyen, P., van Genugten, M.: Opening up the black box of civil servants’ competencies. Public Manag. Rev. 22(1), 118–140 (2020).
17. Kirschner, P.: Do we need teachers as designers of technology enhanced learning? Instr. Sci. 43(2), 309–322 (2015).
18. Seufert, S., Guggemos, J., Sailer, M.: Technology-related knowledge, skills, and attitudes of pre- and in-service teachers: the current situation and emerging trends. Comput. Hum. Behav. 115, 106552 (2021).
19. Oxford Reference, “attitude.” https://www.oxfordreference.com/view/10.1093/oi/authority.20110803095433168 (vaadatud 2025).
20. Scherer, R., Teo, T.: Unpacking teachers’ intentions to integrate technology: a meta-analysis. Educ. Res. Rev. 27, 90–109 (2019).
21. Hunnius, S., Schuppan, T.: Competency requirements for transformational e-government. In: Proceedings of the 46th Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS-46), pp. 1664–1673 (2013).
22. Ogonek, N. jt: Towards efficient e-government: identifying important competencies for e-government in European public administrations, vol. 23, pp. 155–162. IOS Press, Amsterdam (2016).
23. Dingelstad, J., Borst, R., Meijer, A.: Hybrid data competencies for municipal civil servants: an empirical analysis of the required competencies for data-driven decision-making. Public Pers. Manage. 51(4), 1–33 (2022).
24. Okoli, C.: A guide to conducting a standalone systematic literature review. Commun. Assoc. Inf. Syst. 31(37) (2015).
25. Rowe, F.: What literature review is not: diversity, boundaries and recommendations. Eur. J. Inf. Syst. 23(3), 241–255 (2014).
26. Kozanoglu, D., Abedin, B.: Understanding the role of employees in digital transformation: conceptualization of digital literacy of employees as a multi-dimensional organizational affordance. J. Enterp. Inf. Manag. 34(6), 1649–1672 (2021).
27. Opland, L., Pappas, I., Engesmo, J., Jaccheri, L.: Employee-driven digital innovation: a systematic review and a research agenda. J. Bus. Res. 143, 255–271 (2022).
28. van Schoot, R. jt: An open source machine learning framework for efficient and transparent systematic reviews. Nat. Mach. Intell. 3, 125–133 (2021).

 

 

de Jong, I., Ongena, G., Gadella, N., & Brongers, K. (2024). Developing a Competency Model for Information Governance in Public Administration. In S. Li (Ed.), Information Management – 10th International Conference, ICIM 2024, Revised Selected Papers (Communications in Computer and Information Science, Vol. 2102, pp. 428–439). Springer. https://doi.org/10.1007/978-3-031-64359-0_33